Die Ursprünge der Zeiterfassungssysteme gehen auf das Ende des 19. Jahrhunderts als Folge der industriellen Revolution zurück. Da die Unternehmen immer größer wurden, war es notwendig, ein einfaches System zu entwickeln, mit dem die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst werden konnte. Heute ist die Problematik dieselbe, aber die Technologien haben sich weiterentwickelt und die mechanische Stempeluhr ist elektronischen Stempelsystemen gewichen, die weit mehr als nur die Erfassung der Arbeitszeiten ermöglichen.
Badgeing, was ist das?
Hinter diesem seltsamen Begriff verbirgt sich eine sehr einfache Maßnahme, nämlich die Erfassung der Anwesenheitszeit am Arbeitsplatz mithilfe eines RFID-Badges. Der Ausweis, der für jeden Mitarbeiter personalisiert ist, muss vor ein Lesegerät (die Stempeluhr) gehalten werden, das die Ein- und Ausgänge der Mitarbeiter (Schichtbeginn, Pausen usw.) registriert. Das klingt harmlos, aber für große Unternehmen mit Hunderten oder gar Tausenden von Mitarbeitern ist es ein unverzichtbares System zur Verwaltung des Personals und der Lohnabrechnungen.
Die Funktionsweise eines Stempelungssystems
Die Zeiterfassung über ein Stempeluhrsystem beruht auf zwei Dingen, einer elektronischen Kennung (Name, Vorname, Position) und einem Lesegerät zum Sammeln der Daten.
Der Identifikator
Trotz ihres Namens erfolgt die Stempelung nicht nur über einen Badge. Tatsächlich kann die Stempelung der Mitarbeiter auch mit einem Mobiltelefon über eine spezielle Anwendung oder mit einem Computer (virtuelle Stempelung) erfolgen. Diese beiden Alternativen sind weit weniger verbreitet als die klassische Stempeluhr, haben aber den Vorteil, dass sie auch bei der Heimarbeit oder für mobile Arbeitnehmer eingesetzt werden können.
Wussten Sie sie?
Seit 2012 hat die CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Liberté) in Frankreich die Verwendung biometrischer Stempeluhren zur Erfassung von Arbeitszeiten untersagt. Dieses System wird daher nur noch für die Zugangskontrolle verwendet. Von diesem Verbot haben die Zeiterfassungssysteme mit RFID-Badge stark profitiert.
Der Leser
Das Lesegerät ist eine Box mit einer RFID-Antenne, die die Informationen auf den Ausweisen der Mitarbeiter lesen kann. Die Daten werden automatisch über eine Arbeitszeitverwaltungssoftware gesendet und verarbeitet. Dieses System ist ein Segen für Personalverantwortliche, die nicht mehr jeden Tag manuell die Arbeitszeiten der Mitarbeiter sammeln müssen.
Die Vorteile eines Stempelungssystems
Zeiterfassungssysteme sind so weit verbreitet, weil sie sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer viele Vorteile bieten.
Zunächst einmal erfüllt die Stempeluhr eine administrative und gesetzliche Funktion. Unternehmen sind nämlich verpflichtet, die tatsächlichen Arbeitszeiten ihrer Angestellten genau zu belegen. Es ist rechtlich möglich, dies manuell zu tun, aber für große Unternehmen ist dies fast unmöglich.
Aus Sicht des Arbeitgebers ermöglicht sie eine bessere Kontrolle der Verspätungen und Pausenzeiten der Arbeitnehmer, aber auch der Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten. Außerdem vereinfacht sie die Arbeit der Personalabteilung, insbesondere bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, erheblich und schränkt die Fehlerquote stark ein.
Aus Sicht der Beschäftigten ermöglicht das System der Stempeluhr eine einfache Abfrage der geleisteten Arbeitsstunden am Terminal sowie einen zuverlässigen Nachweis der Arbeitszeit, insbesondere für Überstunden.
Die Stempeluhr erfüllt auch eine soziale Funktion, indem sie ein neutrales, unwiderlegbares und faires System zwischen den Arbeitnehmern bereitstellt. Jeder ist im gleichen Boot und es verhindert Spannungen zwischen den Mitarbeitern, wenn es um Fragen wie Verspätungen oder Pausenzeiten geht.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Vorteile, die mit der Verwendung eines Zeiterfassungssystems verbunden sind, proportional zur Größe Ihres Unternehmens sind. Je mehr Mitarbeiter Ihr Unternehmen hat, desto unverzichtbarer wird eine Stempeluhr. Umgekehrt kann es für kleine Unternehmen kostengünstiger sein, bei einem manuellen Zeiterfassungssystem zu bleiben.
Schließlich dient die Stempeluhr auch als Zugangskontrollsystem. Sie stellt sicher, dass nur Mitarbeiter mit einem Ausweis Zugang zu den Personalbereichen haben. Außerdem kann sie feststellen, wer sich wann auf dem Gelände aufhält.
Nützliche Ausrüstungsgegenstände für Ihr Stempeluhrsystem
Wie wir gesehen haben, arbeiten die meisten Zeiterfassungssysteme mit RFID-Badges. Es gibt verschiedene Lösungen für Ihre Badge-Beschaffung.
Für kleine und mittlere Unternehmen - KMU - ist es am besten, eine auf die Herstellung von Namensschildern spezialisierte Firma zu beauftragen, wie z. B. Elliaden die einen Druckservice für personalisierte Ausweise anbietet.
Für größere Unternehmen, die ein großes Volumen an Ausweisen benötigen, lohnt es sich, in ein eigenständiges Drucksystem zu investieren. Es gibt zahlreiche Modelle von Plastikkartendruckern die schnell und einfach sichere und personalisierte Identifikations- und Zugangsausweise herstellen können. So sind Sie bei der Herstellung von Ausweisen viel flexibler, sei es für externe Referenten, neue Mitarbeiter oder um verlorene Ausweise zu ersetzen.
Weitere Informationen zu Druckern mit Plastikabzeichen finden Sie in diesem Artikel.
LEITFADEN FÜR PLASTIKKARTENDRUCKER
Der Verlust von Ausweisen (oder deren Beschädigung) ist das Hauptproblem dieses Systems. Ein verlorener Ausweis bedeutet nicht nur zusätzliche Kosten, sondern auch eine Sicherheitslücke. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter über die Bedeutung des Ausweises aufzuklären. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, den Mitarbeitern Folgendes zur Verfügung zu stellen Zubehör für Namensschilder wie z.B. Umhängebänder oder Reißverschlüsse zum Aufrollen um das Risiko von Verlusten zu verringern, sowie Namensschildhalter um sie vor Abnutzung zu schützen.
Weitere Informationen über Zubehör für Namensschilder finden Sie in diesen Artikeln
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